B2B-myyntitiimin ajankäytön tehostaminen: Modernin CRM:n mahdollisuudet

Tutkimusten mukaan myyjien ajasta jopa 65 % kuluu muuhun kuin varsinaiseen myyntityöhön. Prospektointi, potentiaalisten myyntiliidien tutkiminen, CRM-kirjaukset, tapaamisajankohtien sopiminen ja buukkaus, tarjousten laatiminen sekä aikaa vievä odottelu tuotannon tarkistuksien osalta ovat kaikki tekijöitä, jotka vievät huomattavan osan myyjien ajasta. Kuinka voimme tehostaa myyjien ajanhallintaa ja antaa heille enemmän aikaa keskittyä myyntityöhön?

Pk-yrityksillekin hyvin kohtuullisilla investoinneilla pääsee käsiksi työkaluihin, joiden avulla myyjien arvokasta aikaa asiakkaiden kanssa voidaan kasvattaa. Myynnin automaatio tarjoaa pk-yrityksille lukuisia mahdollisuuksia tehostaa kasvuaan. Myynnin automaation yhteydessä tulee usein mieleen chattirobotit ja tekoäly, mutta todellisuudessa myynnin automaatiota voidaan aloittaa hyvin yksinkertaisista toimenpiteistä. Moderni CRM eli asiakkuudenhallintajärjestelmä on yksi tärkeimmistä työkaluista myynnin automaatiossa. Käymme tässä artikkelissa läpi kuusi aikaa vievää tehtävää, jotka automatisoimalla myyjät voivat saada jopa 40 % enemmän aikaa myyntityöhön, eli asiakkaiden kanssa kommunikointiin.

1. Prospektointi ja kuumemmat myyntiliidit

Uusasiakashankintaa tekevällä myyjällä palaa usein eniten aikaa prospektointiin ja myyntiliidien etsimiseen, sekä näiden tyyppien kylmäkontaktointiin. Tämä ei ole enää kovin nykyaikainen tapa tehdä myyntiä ja siksi tässä monesti pärjäävätkin vain turbosisukkaat ja/tai laajan verkoston omaavat myyjät.

Tämän aikaa vievän tehtävän tehostamiseen tarvitaan apua myös markkinointiosastolta. Moderni CRM-järjestelmä on tässä suureksi avuksi, sillä se automaattisesti tallentaa kaikki markkinoinnin tuottamat myyntiliidit ja niiden tiedot, sekä ilmoittaa uusista liideistä myyjälle. Mitä "kuumempia" liidejä myyntitiimi saa, sitä tehokkaammin he voivat käyttää aikaansa oikeanlaisten asiakaskohtaamisten parissa. Tämä ei vain säästä myyjien aikaa, vaan myös parantaa heidän työnsä laatua, sillä he voivat keskittyä "kuumempiin" liideihin eli niihin asiakkaisiin, jotka ovat todennäköisemmin kiinnostuneita yrityksen tarjonnasta.

2. Yritysten perustietojen kerääminen ja liidien hallinta

Myyjän aikaa kuluu valtavasti yritysten perustietojen keräämiseen - tehtävään, joka ei enää kuulu modernin myyjän vastuualueisiin. Moderni CRM-järjestelmä vapauttaa myyjän tästä tehtävästä keräämällä automaattisesti yrityksen tärkeimmät perustiedot, kuten toimipaikan ja liikevaihtoluokan, heti kun uusi yritys ja sen verkkodomain on lisätty järjestelmään.

Samoin liidien hallinta vie myyjiltä arvokasta aikaa. Monissa yrityksissä myyjille heitetyt liidit ovat pelkkiä nimiä, joissa on parhaimmillaan yhteystiedot ja yrityksen nimi. Tästä lähtökohdasta kaupan rakentaminen on huomattavasti työläämpää kuin tilanteessa, jossa myyjä näkee yhdellä silmäyksellä CRM-järjestelmästä, mistä liidi on saatu, onko hän vieraillut yrityksen verkkosivuilla ja jos on, niin missä osiossa, sekä mitkä hänen yrityksensä perustiedot ovat ja mitkä markkinointisisällöt häntä ovat erityisesti kiinnostaneet.

3. Tapaamisajankohdan sopiminen

Eri päivämäärien ja kellonaikojen jatkuva pallottelu asiakkaan kanssa on tuttua jokaiselle myyjälle. Se ei ainoastaan syö arvokasta aikaa, vaan myös hankaloittaa työtä ja voi johtaa väärinkäsityksiin ja virheisiin. Mutta entä jos asiakas voisi itse varata ajan suoraan myyjän kalenterista? Tämä on mahdollista tapaamislinkkien avulla.

Tapaamislinkkien käyttöönotto on yksinkertainen, mutta tehokas tapa automatisoida myyjän ajankäyttöä. Asiakkaalle lähetetään linkki, jonka kautta hän voi varata itselleen sopivan ajan suoraan myyjän kalenterista. Näin myyjän ei tarvitse käyttää aikaansa aikataulujen sovitteluun, ja hän voi keskittyä olennaiseen: asiakkaan tarpeiden tarkastelemiseen ja ratkaisujen löytämiseen.

Jos järjestelmä toimii optimaalisesti, markkinointi voi jopa tuottaa myyjille suoria tapaamisvarauksia linkin kautta, ilman että myyjän tarvitsee itse tehdä mitään. Tämä vapauttaa vieläkin enemmän aikaa myyjän keskittyä strategisempiin ja arvoa tuottaviin tehtäviin.

4. Myynnin vaiheiden seuranta – henkilökohtaiset sähköpostiautomaatiot

Kun potentiaalisille asiakkaille tehdään tarjouksia, olisi syytä huolehtia, että tarjous meni perille sekä tehdä tarvittavat seurantapuhelut. Tämä homma aiheuttaa myös melkoisen läjän sähköposteja ja kalenterimerkintöjä.

Tässä kohtaa moderni CRM ja siihen liittyvä automaatio tulevat avuksi. Eri myynnin työvaiheita voidaan automatisoida niin, että myyjän ei tarvitse enää käyttää arvokasta aikaansa manuaaliseen seurantaan. Kun potentiaalinen asiakas avaa tarjouksen, myyjä saa automaattisen ilmoituksen. Samoin, jos potentiaalinen asiakas ei reagoi tarjoukseen, järjestelmä voi lähettää automaattisen muistutusviestin. Muistutusviestit toimivat myös sisäisesti - ne kärttävät myyjää palaamaan tarjouksen seurantaan, jos homma ei ole edennyt.

Tämä ei ainoastaan säästä myyjän aikaa, vaan myös parantaa asiakaspalvelua. Asiakkaat saavat tarvittavat tiedot ja muistutukset ajallaan, ja myyjät voivat seurata tarjousten tilaa reaaliajassa. Tämä helpottaa myyntiprosessin hallintaa ja lisää sen läpinäkyvyyttä sekä tehokkuutta.

5. Tarjousten luominen: helppoa ja nopeaa modernilla CRM:llä

Myyjät tietävät, että tarjousten tekeminen voi olla yksi työläimmistä ja aikaa vievimmistä tehtävistä. Se vaatii tarkkaa tietoa yrityksestä, tarjouksen sisällöstä, hinnoittelusta ja usein myös monien asiakirjapohjien navigointia. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla.

Modernin CRM:n avulla tarjousten luominen on tehokasta, helppoa ja nopeaa. Tiedot yrityksestä, tarjouksen sisällöstä ja hinnoittelusta voidaan siirtää suoraan valmiiksi määriteltyihin tarjouspohjiin. Näin myyjä voi luoda tarjouksen muutamassa sekunnissa, säästäen merkittävästi aikaa ja energiaa.

Kun tarjouspohjat on määritelty ja integroitu CRM-järjestelmään, myyjä voi valita oikean pohjan, täyttää tarvittavat tiedot ja lähettää tarjouksen asiakkaalle – kaikki samasta järjestelmästä. Tämä vähentää virheitä, nopeuttaa tarjousprosessia ja parantaa asiakaskokemusta, kun tarjoukset ovat yhdenmukaisia, selkeitä ja ne saapuvat ajoissa.

6. Sisäiset työjonot

Jokaisessa myyntitiimissä vietetään merkittävä määrä aikaa sisäiseen viestintään, erityisesti suuremmissa organisaatioissa. Onko sitten mahdollista tehostaa tätä osa-aluetta? Vastaus on kyllä, ja avain siihen löytyy automaation hyödyntämisestä.

Moderni CRM ei ole pelkästään asiakastiedon hallintajärjestelmä, vaan se sisältää myös automaatiotyökaluja, jotka voivat merkittävästi tehostaa ja sujuvoittaa sisäisiä työnkulkuja. Esimerkiksi, kun uusi tarjous siirretään tarkistusvaiheeseen, voidaan määritellä, että tästä seuraa automaattinen ilmoitus asiantuntijalle, joka tarkistaa tarjouksen sisällön. Vasta asiantuntijan hyväksynnän jälkeen myyjälle tulee ilmoitus, että tarjous on hyväksytty ja hän voi siirtää sen eteenpäin.

Automatisoimalla tällaisia työnkulkuja voidaan vähentää manuaalista työtä, minimoida virheitä ja varmistaa, että jokainen työvaihe suoritetaan oikein. Samalla se vapauttaa myyjien aikaa keskittyä olennaiseen - asiakassuhteiden rakentamiseen ja myynnin kasvattamiseen. Jokainen automatisoitu työnkulku tuo teitä askeleen lähemmäs tehokkaampaa ja sujuvampaa myyntityötä.

Yhteenveto: Hyödynnä teknologian mahdollisuudet myynnin tehostamisessa